Was sind Entgeltunterlagen?

Ein Arbeitgeber muss jeden Mitarbeiter Entgeltunterlagen führen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer versicherungspflichtig ist. Diese Unterlagen müssen daher auch für Minijobber geführt werden – selbst wenn diese sich von der Versicherungspflicht befreien lassen. Doch was genau sind die Entgeltunterlagen?

Die Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung. Die Vorgaben hängen von der versicherungsrechtlichen Behandlung der Beschäftigung ab. Dem entsprechend ergeben sich hinsichtlich der Aufzeichnungs- und Nachweispflichten unterschiedliche Anforderungen. Die Dokumentationspflichten für geringfügig Beschäftigte sind dabei aufwendiger, als die für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte. Außerdem ergeben sich zusätzlich zur Sozialversicherung Aufzeichnungspflichten nach den Mindestlohnbestimmungen.

Die Entgeltunterlagen müssen für jeden Beschäftigten in deutscher Sprache vorliegen und für jedes Kalenderjahr getrennt geführt werden – ob in Papierform oder mit Computer, steht dem Arbeitgeber frei. Folgende Angaben müssen die Unterlagen über jeden Arbeitnehmer insbesondere enthalten:

• Familienname, Vorname,
• Geburtsdatum,
• Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel, bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums,
• Anschrift,
• Beginn und Ende der Beschäftigung,
• Beginn und Ende der Altersteilzeit,
• Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit,
• Beschäftigungsart,
• Angaben über Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht,
• Höhe des Verdienstes bis zur Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung einschließlich seiner Zusammensetzung und zeitlichen Zuordnung,
• den Unterschiedsbetrag nach dem Altersteilzeitgesetz,
• Beitragsgruppenschlüssel,
• Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (zuständige gesetzliche Krankenkasse),
• Arbeitnehmeranteil an Sozialversicherungsbeiträgen (nach Versicherungszweigen getrennt),
• Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung bei Entsendung ins Ausland.

Zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind insbesondere:

• Bescheide der Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht,
• Erklärungen über den Verzicht auf die Anwendung der Gleitzone,
• Unterlagen, aus denen die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsverdienste hervorgeht (zum Beispiel Brutto-/Nettoabrechnungen, Stundenzettel, Fehlzeitenbelege),
• Meldungen zur Sozialversicherung,
• Unterlagen zur Krankenkassenzugehörigkeit (Mitgliedsbescheinigungen) sowie
• Nachweise, aus denen die Angaben zur Versicherungsfreiheit beziehungsweise Befreiung von der Versicherungspflicht erkennbar sind,
• Nachweis der Elterneigenschaft.

Nachweise für bestimmte Personengruppen

Kurzfristiger Minijobber:

Erklärung des Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird.

450-Euro-Minijobber:

• Berechnung über die Ermittlung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts
• Erklärung des Beschäftigten über das Vorliegen weiterer Beschäftigungen sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird.
• Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI.
• Erklärung zum Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit für Altfälle mit Beschäftigungsbeginn vor 1.1.2013.
• Bescheid der Minijob-Zentrale über die Feststellung der Sozialversicherungspflicht.

Der Arbeitgeber sollte sich vom Minijobber die Erklärung schriftlich geben lassen, dass er keine weitere Beschäftigungen ausübt. Stellt die Minijob-Zentrale aufgrund des Vorliegens mehrerer Minijobs Versicherungspflicht wegen Überschreitung der zulässigen Entgeltgrenze von 450 Euro fest, muss der Arbeitgeber für zurückliegende Zeiträume keine Pflichtbeiträge nachzahlen, wenn er belegen kann, dass der Arbeitnehmer das Vorliegen weiterer Beschäftigungen verneint hat.

Altersvollrentner/Ruhestandsbeamter:

• Bescheid über die Altersvollrente bzw. der vergleichbaren Leistung.
• Die Verzichtserklärung bei Altersvollrentnern, die nach dem Flexirentengesetz den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI oder nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI erklären.

Mitglieder berufsständischer Versorgungseinrichtungen (Ärzte, Apotheker, Architekten etc.):

Bescheid des Rentenversicherungsträgers über die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 SGB VI.

Werkstudent:

Immatrikulationsbescheinigung

Schüler:

Schulbescheinigung

Praktikant:

Auszug aus der Studien- oder Prüfungsordnung, die das Praktikum vorschreibt.

Zusätzliche Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz für Minijobber

Nach dem Mindestlohngesetz sind Arbeitgeber für Minijobber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages zu dokumentieren. Diese Aufzeichnungen sind ebenfalls sind zu den Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung zu nehmen. Die Einhaltung der  Mindestlohnbestimmungen kontrolliert die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS).