So holen Sie sich zuviel gezahlte Sozialversicherungsbeiträge zurück

Sozialversicherungsbeiträge, die aufgrund einer Beschäftigung zu Unrecht gezahlt wurden, können neben der Möglichkeit der Verrechnung auch schriftlich im Antragsverfahren zurückgefordert werden. Für die Rückforderung steht ein Antragsformular bereit.

Wie kann es zur Überzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen kommen?

Zu Unrecht gezahlte Beiträge zur Sozialversicherung sind solche, die entweder in der irrtümlichen Annahme von Versicherungs- bzw. Beitragspflicht oder in falscher Höhe gezahlt worden sind. Die Gründe für eine unrechtmäßige Beitragszahlung sind vielfältig. Oft genügt es schon, dass dem Arbeitgeber wichtige Angaben zur Person des Arbeitnehmers nicht bekannt sind, wie beispielsweise der Bezug einer Rente oder die Elterneigenschaft. In diesem Fall ist eine mögliche Option der Beitragsrückforderung der schriftliche Erstattungsantrag. 

Die Verrechnung von Beiträgen

Zunächst sollte der Arbeitgeber prüfen, ob eine Verrechnung mit den laufenden Beitragszahlungen nicht sinnvoller ist. Diese läuft in der Regel geräuschlos über das Entgeltabrechnungsprogramm. Dann ist auch sichergestellt, dass der Arbeitnehmer seine überzahlten Beitragsanteile zurückerhält. Die überzahlten Beiträge für zurückliegende Monate werden in diesem Fall in Beitragsnachweis-Verfahren von den Beiträgen für den laufenden Beitragsmonat abgesetzt. Eine solche Verrechnung muss allerdings innerhalb 

  • von sechs Monaten bei zu Unrecht gezahlten Beiträgen in voller Höhe beziehungsweise
  • von 24 Monaten bei zu Unrecht gezahlten Beiträgen in teilweiser (falscher) Höhe

erfolgen. Der Arbeitgeber muss im Falle der Verrechnung allerdings auch durch Nachfrage bei dem Arbeitnehmer sicherstellen, dass seit Beginn des Erstattungszeitraums keine Leistungen in den Versicherungszweigen erbracht worden sind, für die Beiträge zurückgerechnet werden. 

So machen Sie die Erstattung geltend

Wie sich Arbeitgeber im Falle einer Beitragsüberzahlung verhalten sollten, geben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in den “Gemeinsamen Grundsätzen für die Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge aus einer Beschäftigung” (Erstattungsgrundsätze) vor ; die aktuelle Fassung der Erstattungsgrundsätze datiert vom 21.3.2019. Dort ist geregelt, innerhalb welcher Zeitspannen was unter welchen Voraussetzungen zulässig ist. Diese wurden nun überarbeitet Im Anhang zu diesen Grundsätzen findet sich auch das neue Antragsformular ” “Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung”.

Wo ist der Erstattungsantrag zu stellen?

Der Erstattungsantrag ist bei der zuständigen Einzugsstelle – das ist die jeweilige Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale – zu stellen. Sie entscheidet dann, ob sich gegebenenfalls die Zuständigkeit des Rentenversicherungsträgers für die Rentenversicherungsbeiträge oder die der Agentur für Arbeit für die Arbeitslosenversicherungsbeiträge ergibt und leitet den Antrag entsprechend weiter.

Wie macht man die Erstattung geltend?

Sofern Arbeitgeber Erstattungsansprüche für einen Arbeitnehmer geltend machen möchten, empfiehlt es sich, hierfür das oben genannte Antragsformular zu nutzen. Das Formular haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung entwickelt. Es enthält grundsätzlich alle Angaben, die vom Versicherungsträger für die Prüfung des Erstattungsanspruchs benötigt werden. Dadurch sollten sich unnötige Rückfragen bei dem Arbeitgeber und/oder Arbeitnehmer erübrigen.

Der Antrag kann jedoch auch mit einfachem Brief gestellt werden, wobei dieser die Punkte aus dem Antragsformular – soweit zutreffend – beantworten sollte.

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